Por muitos anos, as empresas e órgãos públicos mantinham arquivos com documentos físicos apenas por questões protocolares. Com o avanço da transformação digital e das regras de proteção de dados, essa lógica mudou. Hoje, a forma como uma organização classifica, armazena, acessa e elimina documentos interfere diretamente na eficiência dos processos e na capacidade de atender exigências legais.
A própria legislação brasileira estabelece critérios para essa transição. Em 2020, um decreto do Poder Executivo Federal estabeleceu os requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados no Brasil. O objetivo principal da norma é garantir que o documento digitalizado produza os mesmos efeitos legais e tenha o mesmo valor jurídico do documento original.
— O documento deixou de ser apenas um registro do passado para se tornar um ativo estratégico do presente. Em um cenário guiado por governança, conformidade legal (como a LGPD) e agilidade operacional, o acesso rápido à informação define a eficiência de uma organização — afirma Daniel Begnini, sócio-proprietário da Zyon Tecnologia, empresa especializada em gestão documental.
As organizações que ainda mantêm arquivos físicos volumosos sem qualquer estrutura arquivística enfrentam uma série de problemas operacionais. Entre eles, estão a perda de tempo na busca de informações, o risco do descarte indevido e a vulnerabilidade de dados. Sem um plano de contingência ou backup, esse acervo físico ainda fica exposto a sinistros e deterioração, como umidade, pragas e incêndios.
Diferença entre armazenar e gerir
A diferença entre utilizar um depósito de papel e fazer uma gestão documental profissional está no método. Enquanto armazenar normalmente envolve empilhar caixas sem padronização ou temporalidade, gerir é dar inteligência e controle à informação. Todo o processo envolve métodos arquivísticos rigorosos, como elaboração de uma Tabela de Temporalidade Documental (TTD), que define o ciclo de vida e a data de eliminação de cada documento. Além disso, uma organização eficaz envolve estruturar um Plano de Classificação Documental (PCD); e organizar a indexação para busca imediata, com rastreabilidade total e segurança física e jurídica do acervo.
É para apoiar empresas e organizações públicas neste desafio que atua a Zyon Tecnologia, especializada em gestão e transformação documental. A empresa elabora um projeto específico para cada cliente, estruturado em etapas que sanam os problemas de uma gestão documental incorreta.
Tudo começa pelo diagnóstico e planejamento, com a avaliação in loco da volumetria e do estado de conservação do acervo. Além disso, a Zyon cria instrumentos arquivísticos que validam juridicamente o descarte documental, sempre alinhados a diretrizes de órgãos reguladores como o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e à legislação municipal ou estadual aplicável.
Em seguida, a empresa atua com organização arquivística, higienização, triagem, indexação e acondicionamento padronizado em caixas-arquivo rastreáveis. O acervo físico passa então para a guarda técnica inteligente: armazenamento seguro em estrutura apropriada, monitoramento 24 horas, controle rigoroso de temporalidade e logística dedicada para consulta e custódia.
Digitalização e GED
Quando o cliente decide migrar para o digital, a Zyon Tecnologia também realiza a digitalização certificada: captura em alta resolução, com certificação ICP-Brasil e validação jurídica. Por fim, todo o acervo passa a ser organizado em um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), com controle de acesso, busca avançada por palavras-chave via OCR e rastreabilidade completa.
A plataforma também permite criar fluxos de processos, para que a rotina interna flua de forma digital, sem necessidade de impressão, além de acompanhar o ciclo de vida dos documentos nativos digitais e digitalizados até a eliminação segura e autorizada.
Logo depois da realização de todos os processos, o resultado já começa a aparecer na rotina das organizações. Na segurança da informação, o controle rigoroso de permissões de acesso passa a atender às exigências da LGPD. Já na rotina das equipes, buscas que levavam dias ou horas passam a durar poucos segundos. Há também a otimização de espaço físico, com a liberação de áreas dentro das sedes administrativas ao transferir o acervo para custódia externa ou eliminar, de forma sustentável e certificada, papéis com prazo de guarda já expirado.
Efetividade operacional na Prefeitura de Gramado
Um exemplo de como a Zyon Tecnologia transformou o arquivo de documentos é da Prefeitura de Gramado, no Rio Grande do Sul. A secretária de Administração do município, Débora Brantes, conta que modernizar a gestão da prefeitura era uma prioridade, e que a parceria com a Zyon começou por um projeto piloto focado nas pastas de servidores inativos.
— A Zyon cuidou de tudo com extrema competência, do transporte seguro dos documentos até a digitalização e integração com o nosso sistema — afirma Débora.
Segundo ela, o resultado foi tão positivo em agilidade, segurança e transparência que a prefeitura já avança para a próxima fase, que vai contar com a digitalização de todo o acervo municipal. Ela comenta que todo o processo é um reflexo direto do compromisso do município com uma gestão mais eficiente para o cidadão.
Para Begnini, a transformação digital depende primeiro da organização da informação que será utilizada pelos sistemas. A partir dessa visão, a gestão documental passa a fazer parte do planejamento estratégico.
— Iniciar a estruturação do acervo hoje é o passo decisivo para garantir uma transição digital segura, eficiente, com plena validade jurídica e alinhada às melhores práticas de governança moderna — destaca o sócio-proprietário da empresa.
Com atuação em gestão arquivística e consultoria, organização e guarda física, digitalização certificada e sistemas de GED, a Zyon estrutura projetos de acordo com as necessidades de cada cliente. A proposta é acompanhar o documento em diferentes etapas do ciclo de vida, do acervo físico à gestão digital.