O falecimento de um contribuinte não extingue imediatamente as suas obrigações perante a Receita Federal. Até que a partilha de bens seja judicialmente ou extrajudicialmente homologada, a figura jurídica do “espólio”, que representa o conjunto de bens deixados pelo falecido, continua obrigada a prestar contas ao fisco.
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O papel de conduzir esse processo e garantir o acesso aos dados fiscais do falecido recai integralmente sobre o inventariante do processo, que precisa ficar atento aos prazos e formatos específicos exigidos no calendário de 2026.
Muitos inventariantes enfrentam dificuldades logo na largada devido à falta de acesso aos comprovantes de rendimentos e ao histórico de declarações anteriores de quem partiu.
Como obter os documentos fiscais do falecido
Para destravar o preenchimento e evitar inconsistências com as fontes pagadoras, a Receita Federal estabelece canais de acesso específicos para o inventariante legal.
O Acesso via portal e-CAC é feito pelo inventariante que pode utilizar sua própria conta Gov.br (desde que seja nível prata ou ouro) para solicitar uma procuração digital eletrônica ou vincular o CPF do falecido ao seu perfil, garantindo acesso integral ao rascunho da declaração pré-preenchida do espólio.
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Caso o sistema digital apresente instabilidade, é possível optar pelo acesso de agendamento presencial, comparecendo a uma unidade da Receita Federal portando o termo de inventariante, a certidão de óbito e os documentos pessoais para emitir cópias das últimas declarações entregues.
O ciclo das três declarações de espólio
A prestação de contas do espólio acompanha o ritmo de andamento do inventário e divide-se em três fases obrigatórias no programa do IRPF:
Declaração inicial de Espólio: Deve ser entregue no ano seguinte ao falecimento do contribuinte, caso o processo de inventário ainda esteja em andamento. Segue o modelo tradicional de preenchimento.
Declaração intermediária de Espólio: Transmitida nos anos subsequentes, funcionando como uma manutenção dos bens enquanto a disputa judicial ou o trâmite no cartório não chega ao fim.
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Declaração final de Espólio: É a parte mais importante. Deve ser gerada obrigatoriamente no ano em que o formal de partilha é transitado em julgado ou a escritura pública é lavrada. É neste documento que os bens deixam oficialmente de pertencer ao falecido e são transferidos para os CPFs dos respectivos herdeiros.
*Com edição de Nicoly Souza