A maioria das empresas, especialmente as de médio e grande porte, enfrentam o mesmo desafio nos dias atuais: manter a produtividade. De acordo com uma pesquisa produzida pela Gartner, uma empresa de consultoria focada no ambiente de trabalho, mais de 60% das companhias mundiais tiveram como objetivo no setor de recursos humanos, em 2023, melhorar a eficácia de entrega dos times. Além disso, com um cenário cada vez mais digital nas corporações, as equipes têm o compromisso de entregar mais em menos tempo.

> Economia está na casa dos milhares de reais”, afirma empresário que investiu em ferramenta Zoho Workplace

Para contornar esses desafios, as empresas podem contar com a tecnologia — especialmente, com ferramentas de gestão de tarefas. Essas plataformas oferecem um conjunto abrangente de funções, que, juntas, permitem a gestão eficaz de processos e o aumento do foco entre todos os membros do time. Plataformas em nuvem ou em SaaS permitem organizar demandas, prazos e prioridades em um só lugar.

Plataformas de Workplace melhoram eficiência

Uma plataforma de escritório on-line, ou ambiente de trabalho digital, é um conjunto de ferramentas e recursos na nuvem que facilitam a colaboração, a comunicação e a gestão de tarefas dentro das organizações. Em um espaço totalmente virtual, todos os usuários podem realizar suas tarefas diárias mesmo quando estão à distância. 

Através de ferramentas como e-mail, aplicativo de mensagens instantâneas, ferramentas de videoconferência, calendários compartilhados, e outros, é possível criar uma experiência integrada entre os colaboradores. O resultado, ao longo do uso, é uma melhor comunicação e conectividade entre os membros da equipe. 

Um dos exemplos deste modelo de plataforma é o Zoho Workplace, que atende com eficiência todas as demandas do escritório. A gerente de marketing do software, Fernanda Bordini, explica quais são as melhorias que o gestor consegue perceber ao longo do uso dessas ferramentas. 

— A plataforma na totalidade é feita para que toda a equipe se comunique, colabore e seja mais produtiva dentro das empresas. Ajuda a evitar erros, pois temos espaços onde é possível anunciar comunicados oficiais, fazer pesquisas com colaboradores, dar treinamentos e salvar esses manuais. Isso sem contar os apps do dia a dia como o Cliq, nosso chat corporativo e o Meeting, nosso aplicativo de reuniões, que facilitam a comunicação em tempo real. Já para evitar os atrasos, temos as tarefas dentro do Zoho Mail e também o quadro de atividades em modelo kanban no Connect, em que todos podem acessar de maneira fácil e intuitiva — comenta.

Mas afinal, como aplicá-las nas empresas? 

Atualmente, o uso de plataformas de colaboração está em fase inicial na maioria das empresas. Para garantir o máximo de eficiência, é necessária uma abordagem estratégica, que envolve desde o uso prático da plataforma, até a mudança de cultura organizacional para que o time saiba trabalhar com a novidade. 

Saiba como fazer este processo, desde a escolha à implementação:

  • Avalie as necessidades da empresa

Antes de fechar um contrato, é importante fazer uma avaliação criteriosa de todas as necessidades da operação. Considere os desafios, tanto na integração entre a equipe quanto na entrega de tarefas. Com isso, é possível identificar a plataforma que mais corresponde às expectativas. Algumas ferramentas do mercado, como o Zoho Workplace, permitem um período de teste grátis para facilitar este processo. 

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  • Comunique-se com o time desde o início

Envolva todo o seu time desde o início. Para evitar qualquer dúvida, fale sobre os benefícios da plataforma e mostre as funções que vão contribuir com as tarefas diárias. Ofereça treinamentos e garanta que todos estejam aptos a aproveitar ao máximo das novas ferramentas. 

  • Garanta uma implementação eficaz

O processo de implementação de uma nova ferramenta pode ser um desafio, mas, é essencial para garantir o uso correto entre todos do time. Busque por um time de suporte adequado, que pode oferecer apoio nesta etapa. 

  • Crie uma cultura de uso

Instigue e incentive que o seu time use a plataforma. Estimule momentos para trocas de experiências e cases de sucesso, e é claro, sempre ouça o feedback do da sua equipe para ajudar.

Zoho Workplace é a plataforma ideal para o seu negócio

Se você está buscando uma ferramenta completa e eficaz para a gestão da sua operação, conheça o Zoho Workplace. Com uma suíte completa de aplicativos e ferramentas de colaboração, a plataforma permite melhorar a comunicação, a produtividade e o trabalho em equipe. Ao todo, são oito aplicativos integrados, que juntos permitem economia, já que não há custos extras com outras plataformas:

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  • Zoho Mail: Ferramenta de e-mail corporativo com diversos recursos integrados. Conta com rigorosos padrões de criptografia e as melhores práticas em privacidade, segurança e conformidade. 
  • Zoho Meeting: Plataforma segura e intuitiva usada no computador ou no celular para reuniões, conferências e webinars.
  • Zoho Cliq: Aplicativo que permite o compartilhamento de mensagens instantâneas, áudios ou chamadas de vídeo. Tem ainda a função de criação de grupos e envio de documentos. 
  • Zoho Show:  Ideal para criar slides e apresentações profissionais, com + de 100 modelos predefinidos. Permite colaboração em tempo real, para que a equipe revise o trabalho simultaneamente.
  • Zoho Sheet: Ferramenta para criar gráficos, planilhas e tabelas, conta com apoio de uma assistente virtual que possui IA integrada. Também permite a colaboração do time em tempo real.
  • Zoho Writer: Feito para criar documentos de textos. Possui uma interface simples e com todas as ferramentas para exportar textos em diversos formatos, traduzi-los e muito mais. Assim como Show e Sheet, permite colaboração em tempo real da equipe, para criar e revisar documentos.
  • Zoho Connect: Uma intranet similar às redes sociais, que permite a troca de mensagens, feedbacks e conteúdos entre os colaboradores.
  • Zoho WorkDrive: Armazena documentos e arquivos das equipes com segurança e privacidade. Todos os aplicativos podem ser integrados em um único dashboard, centralizando as informações para melhorar o desempenho das equipes. Além disso, o armazenamento acontece em nuvem, o que facilita o acesso ao histórico de alterações e a evolução dos projetos. Tudo isso com um preço acessível, com um custo-benefício até 50% menor do que outras plataformas concorrentes do mercado.  Outros benefícios são um time de suporte humanizado e local, além de planos sem multa de saída, tempo mínimo de contrato ou burocracias de contratação.

Quer saber mais e começar a testar a plataforma de forma gratuita? Acesse o site do Zoho Workplace e faça agora a sua conta. 

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